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Communiquer dans les fichiers de la suite bureautique de Google Workspace.

Avec la suite collaborative Google, ce n’est plus le document qui navigue entre les collaborateurs par la voie de l’email, mais les collaborateurs qui se rejoignent sur le fichier partagé pour y travailler.

Plusieurs outils de communication sont là pour vous aider. Je vous propose d’en faire le tour complet dans cet article.

La messagerie instantanée (chat)

Lorsque plusieurs personnes sont connectées sur le même fichier, il est très facile de discuter de manière informel directement dans le panneau de chat qui s’affichera sur la droite du fichier.

Toutes les personnes connectées peuvent alors se saluer, échanger et s’organiser sur le fichier.

Attention, les messages de chat ne sont pas sauvegardés lorsque vous quitterez le fichier. Il faut donc le réserver pour des échanges informels qui ne déboucheront pas sur des actions à mener.

Les commentaires

Les commentaires sont des échanges précis sur des parties du fichier.

Contrairement au chat, les commentaires sont visibles sur le fichier et on peut y répondre. Lorsque le commentaire n’est plus d’actualité, il suffit de l’archiver et il sera stocké dans l’historique des commentaires.

Il est possible de mentionner un collaborateur avec le signe @ suivi de l’email, ce qui notifiera rapidement ce dernier qu’un message est disponible pour lui dans le fichier.

Il est également possible d’attribuer une tâche en mentionnant le collaborateur et en cochant la case  » attribuer à …. » . Cela ajoutera un chapeau au commentaire pour indiquer qu’il y a une action à faire.

Envoyer un mail aux collaborateurs

Cette option est malheureusement très méconnue des utilisateurs de la suite bureautique Google Workspace.

Elle permet d’envoyer un email depuis le fichier ( sans passer par Gmail) à tous les collaborateurs avec qui le fichier est partagé. Il suffit ensuite de préciser le(s) niveau(x) d’autorisation avec lesquels vous souhaitez communiquer une information.

Eventuellement, vous pouvez garder une trace de votre mail en demandant à recevoir une copie, en espérant que Google permette prochainement d’associer automatiquement ces emails envoyés depuis le fichier à la messagerie Gmail.

Comme d’habitude, je vous propose de voir un résumé de cet article en vidéo.

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