Il y a deux écoles. Ceux qui classent tous les messages pour avoir une boîte de réception vierge le vendredi soir afin de partir sereinement boire un mojito bien frais et il y a ceux qui ne rangent rien en utilisant le moteur de recherche ultra-performant de Gmail.
S’il n’est pas rare dans les formations Gmail que j’anime de croiser les deux types de personnes, j’arrive souvent à convaincre ceux et celles qui rangent tout d’arrêter de le faire et je vais vous dévoiler aujourd’hui comment je m’y prends pour les convaincre.
Les libellés, c'est pas des dossiers
Le premier constat qui est fait, c’est que les collaborateurs qui rangent tout ont travaillé pendant des années avec une autre messagerie, notamment Outlook ou Lotus Notes.
Dans ces deux applications, il existe une notion de dossiers dans lesquels il faut absolument ranger les emails et ce pour plusieurs raisons.
Les emails ne peuvent pas rester dans la boîte de réception sous peine de recevoir un message comme quoi cette dernière est surchargée et qu’il faut faire de la place.
Pour faire de la place, il faut ranger ces emails dans des dossiers afin de pouvoir les retrouver plus facilement car le moteur de recherche proposé est un peu capricieux et ne trouve pas toujours ce qu’on lui demande.
Le problème avec des dossiers, c’est qu’il faut choisir dans lequel on souhaite ranger un mail et surtout s’en souvenir quand on aura besoin de le retrouver.
Avec Gmail, il existe une règle d’or : les mails ne se déplacent jamais et sont toujours stockés au même endroit dans un libellé système qui se nomme : TOUS LES MESSAGES.
C’est donc dans cet espace que l’on trouve TOUS les messages. Que ce soit des brouillons, des messages reçus ou envoyés, ils sont toujours là et ne bougent jamais.
Dans Gmail, on utilise un système de libellés ( label) qui ne sont que des étiquettes collées sur le mail qui reste uniquement dans TOUS LES MESSAGES.
L’avantage, c’est que vous pouvez coller plusieurs étiquettes sur le même mail pour le retrouver à plusieurs endroits sans jamais avoir à dupliquer le message.
Mais alors, comment alléger visuellement votre boîte de réception ?
C’est à ce moment précis que l’on va parler d’ARCHIVAGE.
Mais attention à ce faux ami, car dans Outlook ou Lotus Notes, quand on parle d’archivage, on parle d’exporter des dossiers de mails pour les stocker sur votre poste de travail.
Dans Gmail, archiver ne veut dire qu’une seule chose. Retirer le mail de la boîte de réception pour le placer dans les différents libellés que vous avez associé au mail.
Ainsi, le mail n’a pas été déplacé, mais juste retirer de la boîte de réception. Aucun email ne sera exporté de Gmail.
La recherche avancée de Gmail
En 1998, Google a lancé son moteur de recherche ultra puissant. Il aurait été dommage que la messagerie Gmail n’en profite pas.
C’est donc par le biais de la recherche avancée que vous retrouverez vos mails et pas en allant fouiller avec votre regard bionique dans les différents libellés à coup de molette sur votre souris.
En effet, lorsque je demande à mes stagiaires pourquoi ils rangent leur mails dans des libellés, ils me répondent que c’est pour les retrouver.
Et quand, à peine 2 minutes plus tard, je leur demande à quoi ils pensent pour retrouver un mail, il ne me parle pas du libellé comme un critère de recherche.
Comme tout le monde, quand on recherche un mail, on pense au destinataire ou à l’expéditeur. On pense aussi à des mots clé sur le sujet de notre échange.
Eventuellement, on pense à une date (ou une période) ou encore si le message contenait des Pièces Jointes, mais jamais au libellé dans lequel nous l’aurions rangé.
Et bien, lancer une recherche avancée avec ces quelques critères et Gmail vous affichera le résultat en quelques secondes .
Finalement, lorsque vous vous rendrez compte que le fait de classer des mails dans des libellés ne vous aident pas à retrouver plus facilement vos mails et qu’en plus, vous perdez un temps dingue à créer des étiquettes, à leur mettre une couleur et à archiver vos mails à l’intérieur, votre conclusion sera évidente :
Ne classez plus vos emails dans des libellés Recherchez en utilisant des critères efficaces
Je vous propose une vidéo qui résume tout ce que je viens de vous dire.
